Politique de protection des renseignements personnels
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après désignée la « Politique ») énonce comment la Clinique Pro-Santé recueille, utilise, communique, conserve ou détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
1. À PROPOS DE NOUS
Voici nos informations d’identification complètes :
Clinique Pro-Santé Marieville
1344 rue du Pont
Marieville QC J3M 1G2
gestion@cliniquemarieville.com
Tél : 450 708-2911
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :
| Michèle Frégeau | gestion@cliniquemarieville.com |
ou par la poste à l’adresse ci-haut mentionnée.
Au sein de notre organisation nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et de nos professionnels, y compris nos étudiants et stagiaires par le biais des activités suivantes :
- Politique remise à l’embauche
- Rappel annuel de l’importance de protéger les données personnelles
2. DÉFINITIONS IMPORTANTES
Dans la Politique, on entend par :
« Incident et confidentialité »
- l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
- l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection
d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel »
Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3. COMMENT ALLONS-NOUS TRAITER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
| PATIENT | EMPLOYÉ | VISITEUR SITE INTERNET | |
|---|---|---|---|
| Comment collectons-nous vos renseignements personnels? | Lorsque vous nous communiquez vos propres informations lors de la prise de rendez-vous ou lors de l’inscription en clinique | Lorsque vous nous faites parvenir votre CV directement et par le biais de nos partenaires | Lorsque vous vous connectez sur notre site internet, vous autoriser certains traceurs à vous reconnaître |
| Quels sont les renseignements personnels que nous collectons? | RAMQ, nom, adresse, téléphone, courriel, date de naissance, sexe, renseignements médicaux et financiers, photo | Nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, sexe, cursus | - |
| Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels? | Vous-même, DSQ, plateforme tierce lors de la réservation de votre rendez-vous | - | - |
| Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels? | - Vérification de l’identité de nos patients - Fournir des services à nos patients et clients - Déterminer si nos produits et services sont appropriés pour nos patients - Administrer le dossier de nos patients - Répondre aux demandes et questions | - | - |
| Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels? | Nous cesserons la collecte des données mais nous ne serons plus en mesure de vous offrir des services de qualité | Vous ne pourrez intégrer notre équipe | - |
| Qui aura accès à vos renseignements personnels? | Le personnel médical et administratif dans l’exercice de leur fonction Chercheur ou collaborateur dans le cadre de projet défini et pour lequel vous serez avisé | L’administration et le département des ressour-ces humaines, ainsi que tous nos partenaires d’affaires pour le bon fonctionnement de la clinique (déclaration gouvernementale) | - |
| Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers? | Par voie électronique et par télécopieur en respectant la loi afin de vous permettre de bénéficier d’une continuité de services de santé | - | - |
| Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Tant que durera la relation médecin-patient, selon les règles édictées par la loi et par le Collège des médecins du Québec | Tant que durera le lien d’emploi et selon les lois et règlements en vigueur au sein d’une entreprise | - |
| Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels? | Que survienne des incidents de confidentialité (voir la définition au point 2) | Que survienne des incidents de confidentialité (voir la définition au point 2) | Que survienne des incidents de confidentialité (voir la définition au point 2) |
| Où allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Dans le système de dossier médical électronique de notre fournisseur (Telus), lequel est approuvé par le ministère de la santé et des services sociaux | Dans nos systèmes électroniques de gestion de personnel, ceux de fournisseurs de services de paie dans des classeurs sous clés | - |
4. QUELS PRODUITS TECHNOLOGIQUES UTILISONS-NOUS ?
| LOGICIEL | FOURNISSEUR | UTILITÉS | CALENDRIER DE MISES À JOUR |
DSQ |
MSSS | Échange d’informations entre intervenants autorisés de la santé |
|
Medesync |
Telus | Dossier médical | Par fournisseur |
| Windows | Microsoft | Système d’exploitation |
|
5. MESURES DE SÉCURITÉ ET RISQUES INHÉRENTS
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
6. COMMENT ET SOUS QUELLES CONDITIONS ALLONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES FINS DE SÉCURITÉ PUBLIQUE OU DE POURSUITE DES INFRACTIONS ?
6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes, lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
6.2 Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants :
- 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;
- 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
7. VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS TRANSFÉRÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ?
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.
8. QUELS SONT VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
La Loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
- Rectification: Le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
- Retrait du consentement : Le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
- Restriction ou refus d’accès : Le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée, ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
- Plainte : Le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien à cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca).
- Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
9. COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS DE NAVIGATION ?
On utilise aucun témoin de navigation. Seulement la plate-forme Medesync.
Référence : Voir au bas de la page d’accueil du site web de la clinique (politique de confidentialité).
10. SITES DE TIERS
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
11. DÉCISIONS ENTIÈREMENT AUTOMATISÉES
Non applicable.
12. TECHNOLOGIES D’IDENTIFICATION, DE PROFILAGE OU LOCALISATION
Non applicable.
13. COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la Loi.
